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Antes de poner en marcha un repositorio institucional (RI en adelante) hay que realizar el diagnóstico de la situación de la institución madre ya que es requisito imprescindible el interés de los directivos y la disponibilidad de financiación. De esta financiación va a depender en gran parte la materialización o no del RI.

       Planificación de costes
El gestor del RI deberá elaborar un presupuesto o plan económico en el que se detallen pormenorizadamente y lo más ajustadas a la realidad las áreas de gasto: personal (formación o contratación de más personal), sistemas informáticos, infraestructura, instalaciones, etc.
Aunque se tenga el compromiso firme de la institución de financiar totalmente el RI, sería buena idea buscar fuentes alternativas de financiación, por ejemplo, por medio de subvenciones, ayudas de instituciones nacionales, europeas.

       Material a depositar
Es imprescindible determinar el tipo de documentos susceptibles de depósito, ya sean documentos nacidos digitales o documentos analógicos que habrá que digitalizar, entre los cuales deberán figurar, por lo menos, los siguientes:

– Documentos relacionados con la investigación:
• Papers presentados en congresos.
• Artículos publicados en revistas: versión pre-print, post-print o ambas dependiendo de las políticas editoriales de esas revistas respecto del acceso a sus textos y archivos para lo cual habrá que consultar las bases de datos Sherpa/Romeo en el caso de revistas extranjeras y Dulcinea para las revistas que sean españolas.
• Revistas editadas por la institución.
• Tesis doctorales.
– Documentos relacionados con la docencia:
• Proyectos de final de carrera.
• Materiales docentes y objetos de aprendizaje (OCW)
Si se decide el depósito de material nacido análogico será necesario un proyecto de digitalización previo que los transforme en digitales. En este proyecto deberán señalarse las prioridades de digitalización teniendo en cuenta que un proyecto de este tipo no es precisamente económico.
Además, se decidirá si se recogerán solo los documentos que vayan a quedar en libre acceso desde el principio o también los que tengan un período de embargo y por lo tanto tendrán su acceso restringido durante ese período.
Las decisiones relativas al material a depositar serán consensuadas entre el gestor del RI y la institución.

       Partes implicadas
Varias son las partes implicadas que habrá que tener en cuenta en el desarrollo de un RI. El orden aquí establecido no corresponde a la importancia de cada parte sino al momento en que cada una de ellas entra en acción:
• La institución.
• Los financiadores, en el que caso que se opte por acudir también a la financiación externa.
• El servicio de bibliotecas, entre los cuales se elegirá a un gestor que presumiblemente será el director del servicio.
• El servicio de informática para tareas puntuales y de apoyo.
• Los depositantes: personal docente o investigador adscrito a la universidad que produce material docente o resultante de investigaciones, docentes que utilizan objetos de aprendizaje en la impartición de sus asignaturas, alumnos de nivel doctoral, alumnos que presentan sus trabajos de fin de carrera, autores externos que publiquen en las revistas editadas por la institución. Dentro de éstos habrá que identificar a los “influenciadores” en los departamentos académicos que puedan animar a otros colegas a participar pues es a menudo el método más valioso para animar a los potenciales depositantes a que colaboren con el RI entregando sus trabajos.

       Objetivos
• Promocionar la visibilidad nacional e internacional de la universidad reforzando su presencia en los rankings web de universidades como Webometrics realizado por el Laboratorio de cibermetría del Consejo Superior de Investigaciones Científicas.
• Preservar, divulgar y dar acceso a la producción intelectual y académica de la comunidad universitaria.
• Dar acceso a los objetos de aprendizaje digitales como pieza de apoyo fundamental para la enseñanza.
• Incrementar el uso, la visibilidad y el impacto de la producción científica de los investigadores.
• Promover la difusión de los resultados de la docencia e investigación.
• Retroalimentar la investigación.
• Crear repositorios robustos para la gestión, organización y preservación de la información y documentación digital a lo largo de los próximos años.
• Ofrecer al PDI de la universidad una herramienta para publicar sus resultados en acceso abierto y a texto completo y facilitar a los autores un mayor conocimiento y control sobre los derechos de explotación de sus obras.

       Servicios
El personal bibliotecario deberá definir y poner en marcha una serie de servicios que ofrecerá a sus usuarios que le permitirá obtener el mayor rendimiento posible del RI. Estos servicios se pueden dividir en dos clases dependiendo del grupo a quien van dirigidos:
• Servicios para aquellos que depositan contenidos en el repositorio:
– Servicio de metadatos.
– Servicio de indentificación bibliográfica, gestionando los identificadores permanentes de los documentos, como el Digital Object Identifier (DOI).
– Servicio de herramientas informáticas mediante el cual se instruirá y apoyará en el uso de herramientas informáticas de autoedición para la elaboración de los proyectos de investigación y en el propio uso de la plataforma del RI.
– Servicio de apoyo al personal docente para la creación de materiales docentes en abierto y objetos de aprendizaje (OCW) similar a la Factoría de Recursos Docentes de la Universitat Politècnica de Catalunya.
– Servicio de cobertura legal a los depositantes, similar al Servicio de Propiedad Intelectual de la Universitat Politècnica de Catalunya, para solucionar las dudas relativas a los derechos de autor, la tramitación de identificadores, licencias de las obras (Creative Commons, ColorIURIS).
– Servicio de comunicación y difusión de los resultados de la actividad investigadora hacia la comunidad exterior facilitando el contacto con otros investigadores.
– Servicio de estadística y análisis mediante el cual se informará sobre el uso de los materiales y su impacto (descargas, etc.).
– Servicio de preservación de los materiales para el futuro.
• Servicios para los usuarios finales, los que buscan información:
– Servicio de Difusión Selectiva de la Información.
– Servicio de alerta bibliográfica.
– Sindicación de contenidos (canal RSS).
– Creación de foros.