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       Carga de objetos y metadatos
Se procede a la carga del material en el RI. Para ello habrá que decidir como va a realizarse el proceso o flujo de trabajo. Básicamente, se pueden distinguir dos formas de hacerlo:
– Auto-archivo del autor: éste se identifica, selecciona la colección donde depositará el archivo, describe el documento de modo que permita su identificación, adjunta el fichero correspondiente, asigna una de las seis licencias Creative Commons existentes con la que ha decidido dotar a su trabajo y sube el trabajo, este paso último con la previa validación del depósito por parte del servicio de biblioteca.
– Archivo por parte de la biblioteca: el autor envía el trabajo a la biblioteca y será el personal bibliotecario el que lleve a cabo el depósito.
La asignación de los metadatos que se hayan definido anteriormente y basados en estándares internacionales va a permitir que estos documentos sean recuperados de ahí la importancia de este proceso. En una fase previa el gestor del RI con la ayuda de personal bibliotecario habrá definido los estándares de metadatos que se utilizarán tanto los descriptivos (Dublín Core, el más ampliamente utilizado, SCORM para objetos de aprendizaje) como los estructurales como los de preservación (PREMIS). Y quién los va a introducir: el autor o el personal bibliotecario que dependerá de quien de los dos realice el archivo. La práctica más instaurada consiste en el autoarchivo aunque lo óptimo es que el bibliotecario lleve a cabo una revisión de los metadatos asignados por el autor que se completarán con los metadatos necesarios para garantizar la pertinencia en el momento de la recuperación. Sobre esto hay que tener en cuenta que “los registros Dublin Core normales se pueden incorporar a una media de 15 por hora” (IFLA, p. 119) cuando esto lo hace el personal bibliotecario.

       Publicación
El gestor del RI, antes de su publicación debe cerciorarse de que el RI tenga una contenga una serie de características que le permita obtener una buena posición en los rankings web. Según Isidro Aguillo estas buenas prácticas son: “debe estar bajo un dominio institucional, preferiblemente con un subdominio propio; la estructura de navegación debe ser lo más completa posible incluyendo tanto navegación por categorías o tipos, como un buscador avanzado; además debe ser multilingüe, con el inglés como opción necesaria”.
Además, el personal bibliotecario registrará el RI en distintos directorios de repositorios y garantizar así su recolección por los harvesters tanto nacionales como temáticos.

       Preservación y seguridad del repositorio
Para asegurar la correcta conservación de documentos electrónicos en lo relativo a la preservación de los mismos y asegurarse que la documentación depositada no se dañará, perderá o alterará, habrá que determinar qué estrategia de preservación se va a seguir: refresco de la información, preservación tecnológica (conservar la tecnología de la que depende el documento), hacer migraciones periódicamente o emulación.
Serán el gestor del RI en encargado de definir la estrategia de preservación y para llevarla a cabo se requerirá el trabajo de los profesionales informáticos.

       Promoción
Hay que persuadir a los potenciales depositantes para que contribuyan con sus materiales al RI. Para ello es imprescindible darlo a conocer y comunicar cómo el servicio va a beneficiar a la comunidad universitaria. En otras palabras, llevar a cabo una campaña de marketing.
Esta campaña tendrá que ser definida y dirigida por el gestor del RI pero su realización corresponderá a todo el servicio de bibliotecas y en ella también se definirán cuáles serán las estrategias de comunicación que se llevarán a cabo, teniendo en cuenta la diversidad de las partes implicadas, y el medio, sobre todo las herramientas que forman la web social o 2.0.
La planificación de esta campaña de marketing será realizada por el gestor del RI y se compondrá de una serie de fases ineludibles:
1. Establecer un objetivo, que en este caso será dar a conocer y aumentar el uso del RI.
2. Definir los segmentos de audiencia para poder llegar mejor a ellos. No será lo mismo dirigirse a los potenciales depositantes que a los potenciales usuarios finales.
3. Seleccionar el medio o medios más adecuados para llegar a la audiencia definida en la fase anterior, entre los cuales se usarán las herramientas de la web social.
4. Plan de acción: fijar las actividades a realizar, los contenidos, el calendario, etc. Entre las actividades a realizar se pueden organizar campañas por los departamentos, en las que la asistencia y participación de los investigadores de prestigio como “influenciadores” es muy importante. También la realización y distribución de folletos entre la comunidad investigadora a través de los cuales se muestren las ventajas y los beneficios del RI (aumento de la visibilidad, del prestigio, etc.)
Una vez planificada la campaña, llega el momento de llevarla a cabo y comprobar si se consiguen los objetivos marcados. La puesta en marcha de la misma será responsabilidad del personal bibliotecario con la ayuda de los “influenciadores” a los que se les pedirá que participen en los espacios digitales y los medios sociales y de esta forma atraer al público objetivo.

       Seguimiento y evaluación
El proceso de evaluación lo llevará a cabo el gestor del RI y para ello usará la Guía para la evaluación de repositorios institucionales de investigación elaborada por la FECYT y REBIUN en colaboración (2ª ed. 2014). Esta guía se puede utilizar no solo después de la implementación del RI sino también antes.