Samenvatting

Dit hoofdstuk gaat over hoe je een goede ontwerppresentatie kunt geven en voorbereiden. Het geeft tips en ideeën over de thema’s: je publiek, de presentatiesetting, het presentatiedoel, de presentatiestructuur, de presentatiestijl, het gebruik van attributen zoals tekeningen, maquettes, modellen, posters en slides, de vragenronde, tijd, en groepswerk.

Kernbegrippen

Ontwerppresentatie, communicatie, attributen, taalgebruik, overtuigen, voorbereiden, vragen beantwoorden, discussie

Introductie

Mondeling presenteren is een belangrijke vaardigheid voor bouwkundigen: in het onderwijs omdat dat één van dé manieren is om je ontwerpwerk te beoordelen, en in de praktijk is het misschien wel dé belangrijkste vaardigheid om je ontwerpwerk toegankelijk maken voor een breed publiek, zoals opdrachtgevers, gebruikers, bewoners, politici, investeerders, critici, en dergelijke Je zult je publiek en/of beoordelaars moeten overtuigen dat jouw ontwerp een passend voorstel is voor de ter tafel liggende opgave, de moeite waard is om te beschouwen, en wellicht om in te investeren.

Over mondeling presenteren is veel geschreven en veel onderzocht (Anderson, 2016; Korte & Vaske, 2012; Kruyzen, 2007; Tiggeler, 2014). Dat gaan we in dit hoofdstuk niet overdoen. We gaan het dus niet diepgaand hebben of je een presentatie uit je hoofd moet leren of spontaan, ter plekke moet ‘verzinnen’. Iets ter plekke verzinnen is slechts voor weinig weggelegd om dat heel goed te kunnen. Maar soms moet het, dus advies is om het zo af en toe zeker te doen, maar niet bij je eindpresentatie wanneer je cijfer er van afhangt!

En we gaan het ook niet hebben over je kleding en/of lichaamshouding. Of je het nu leuk vindt of niet, je kleding en houding geven een (eerste) indruk, en het advies is om ervoor te zorgen dat die passend zijn bij jou als persoon, maar zeker ook bij de situatie waarin de presentatie zich afspeelt. Ook gaan we het niet hebben, of het beter is de laatste nacht aan je presentatie te werken, of goed te slapen. Dat lijkt me duidelijk: de beste voorbereiding voor een ontwerppresentatie is een goede nachtrust. Een uitgerust hoofd is voor een publiek trouwens ook prettiger om naar te kijken.

We zullen ook niet ingaan op of het nu goed of slecht is wanneer je zenuwachtig bent. Wanneer je een (top)prestatie wilt leveren, komt je lijf in de ‘prestatiestand’, doorgaans aangeduid met je ‘arousal’-niveau (zie www.youtube.com/watch?v=2xwaIfxKl8E voor een filmpje waar dit goed wordt uitgelegd). Als je ‘under-aroused’ bent – (te) nonchalant, (te) achteloos, (te) onverschillig – heb je grotere kans op fouten omdat je het allemaal te gemakkelijk op zou kunnen vatten, of er niet bij bent. Als je ‘over-aroused’ ben – (te) hyper, (te) chaotisch, (te) snel – heb je grotere kans op fouten omdat je de rust en het overzicht doorgaans niet kunt bewaren. Voor elke activiteit is er voor elke persoon een optimaal niveau van arousal. Dat zul je zelf bij je zelf moeten gaan uitvinden. Voel je je te rustig, zet bijvoorbeeld dan stevige muziek op, of ga actiever bewegen; dan gaat je arousal niveau omhoog. Voel je veel druk, concentreer je dan bijvoorbeeld op je ademhaling, of span de achterkant van je lijf (rug) aan: druk uit zich in vergrote spierspanning van borst en buik en door je rug aan te spannen ontspan je de voorkant van je lijf. Maar zoals gezegd, hier gaan we allemaal niet diep op in. Maar wat dan wel?

In deze bijdrage gaan we een voor een kijken naar de volgende aspecten die spelen bij bouwkundige ontwerppresentaties in de praktijk en in de bouwkunde onderwijssetting:

• Voor wie en waar presenteer je je ontwerp?
• Hoe bouw je een mondelinge ontwerppresentatie op?
• Welke stijl past bij een ontwerppresentatie?
• Hoe zet je tekeningen, posters, maquettes effectief in bij je ontwerppresentatie?
• Wat te doen als je maar weinig presentatietijd krijgt?
• Kun je de vragenronde voorbereiden? En wat als je een vraag niet weet of niet snapt?
• Hoe presenteer je groepswerk? Iemand namens de groep, of juist met elkaar?

Je publiek, de setting

Mondeling presenteren doe je natuurlijk voor een publiek. De mensen in het publiek hebben hun eigen voorkennis en verwachtingen van ‘jouw’ presentatiemoment. Een belangrijke stap bij de voorbereiding van een mondeling presentatie is om (in gedachten) in de schoenen te gaan staan van je publiek. Hoe kun je met jouw verhaal goed aanhaken bij hun leefwereld? Als je dat lukt, heb je de grootste kans dat jouw verhaal ‘landt’. Je eerste woorden en zinnen zijn daarbij vaak cruciaal: je wilt je publiek vanuit hun gedachtewereld meenemen naar jouw gedachtewereld, en daar heb je meestal een korte inleiding voor nodig. Zorg ervoor dat je publiek met de juiste verwachtingen naar jouw ontwerppresentatie gaat luisteren.

Voor ontwerpers, ontwerpdocenten of ontwerpstudenten heb je logischerwijs een andere type inleiding (en presentatie) nodig dan voor niet-ontwerpers. Ontwerpers snappen elkaars vakjargon en ontwerp(proces)problemen. Maar ook opdrachtgevers, politici, aannemers, investeerders en dergelijke zijn professionals, dus ook die moet je professioneel benaderen. Zij hebben echter waarschijnlijk een compleet andere perceptie van jouw ontwerp en het ontwerpproces dan de ontwerpspecialisten. En dan de gebruikers, een zeer belangrijke doelgroep, maar ook die hebben weer andere behoeften waar jij met je presentatie-inhoud en -stijl bij moet zien aan te sluiten. Wanneer al deze groepen tegelijkertijd in de zaal zitten, zul je een middenweg moeten vinden.

Probeer een klik met je publiek te krijgen. Het maakt daarbij niet veel uit of je een groot of klein publiek hebt, kijk hen aan, geef hun de waardering dat ze gekomen zijn om te luisteren, en geef ze een (duidelijke) boodschap mee in je verhaal. Betrek je publiek bij je verhaal. Maak het voor hen persoonlijk. Geef voorbeelden. Leg een vraag neer, wacht dan even, zodat mensen er oprecht over kunnen nadenken, en vertel dan hoe jij het ziet, of hoe jij in jouw ontwerp er mee omgegaan bent. En bedenk dat interactie soms dé oplossing kan zijn (of lijken) om je publiek te betrekken, maar dat dat ook veel tijd kan kosten, die je niet altijd hebt. Idealiter zorg jij dat er genoeg tijd over blijft voor een leuke interactie na afloop van je ontwerppresentatie. Weet ook dat een Nederlands publiek doorgaans houdt van mensen die to the point zijn. Zij willen in een presentatie graag snel weten waar het naar toe gaat, of wat je te melden hebt. Maar dat is niet overal in de wereld zo. Wil je daar meer over weten? Lees dan het boek The Culture Map van Erin Meyer (2016).

Check van te voren altijd de setting waar je gaat presenteren, en zet die setting naar jouw hand, voor zover je dat kan en mag. Meestal mag er best veel, als je het netjes vraagt. Bij een ontwerppresentatie gebruik je vaak attributen (presentatieslides, maquettes, tekeningen, posters, en dergelijke). Zorg dus voor een goed opstelling waarin jij en je attributen elkaar kunnen versterken, en iedereen in de zaal alles goed kan zien en horen.

Het doel en structuur van ontwerppresentaties

Ontwerppresentaties kunnen verschillende doelen hebben. Wij zullen hier alleen ingaan op tussen- en eindpresentaties zoals we die kennen in ons onderwijs. Maar de lessen die getrokken worden reiken verder dan alleen in de onderwijssituatie. Bij een tussenpresentatie is vaak het doel om te zien of je als ontwerpstudent goed op weg bent, zowel qua ontwerpproducten als qua ontwerpproces. Mooie (eind)plaatjes zijn vaak veel minder belangrijk dan te laten zien dat je met de goede dingen bezig bent (geweest): de context, de locatie, deelstudies en ontwerpvarianten voor de verschillende ontwerpdomeinen, conceptvorming, en dergelijke (Van Dooren et al. 2014). Bij een eindpresentatie is het doorlopen proces doorgaans veel minder belangrijk om te presenten en ligt de focus meestal op je motivatie (laag 1), ambitie, visie en concept (laag 2), de uitwerking in de ontwerpproducten (laag 3), en – als er tijd voor is – de verdieping, ontwerpcontext en ontwerpreflectie (laag 4).

Dus waar bij tussenpresentaties het logisch is om je ontwerpproces, je stappen en je verschillende gedane activiteiten chronologisch door te nemen om te zien ‘waar je nu staat’, is dat bij eindpresentaties écht anders: daar spreek je first and foremost over je eindresultaat. En als mensen willen weten hoe je tot dat eindresultaat gekomen bent, kun je dat bijvoorbeeld in vierde laag (verdieping en/of ontwerpreflectie) van je presentatie opnemen, of wachten tot daar een vraag over komt in de vragenronde.

Het is slim om van tevoren heel goed met je opdrachtgever (in het onderwijs vaak  de docent) te checken wat de doelen en beoordelingscriteria van de presentatie zijn. Bij tussenpresentaties zijn die vaak anders dan bij eindpresentaties. Dat heeft directe gevolgen voor de structuur van je presentatie. Om blunders te voorkomen, of om te finetunen, kun je voor jezelf of met medestudenten try-outs organiseren van de formele presentatiemomenten, voor zover een docent dat niet al in het lesplan heeft opgenomen. Op presentatiemomenten komt alles bij elkaar, en dat zijn hele goede momenten om feedback te ontvangen en te geven. Na try-outs heb je de tijd om feedback te verwerken. Bij formele presentatiemomenten vaak veel minder. En zorg altijd voor een kop en een staart aan een presentatie: de kop om mensen op het goede pad te krijgen, de staart om mensen naar huis te sturen met de belangrijkste boodschap, en/of om mensen uit te nodigen om verder door te praten.

Presentatiestijl

Vaak valt te horen op zaal, als feedback opmerking, dat studenten hun plannen wat meer zouden moeten ‘verkopen’. Wat wordt daar eigenlijk mee bedoeld? Want aan loze verkooppraatjes heeft niemand wat, en zo willen we onze TU studenten natuurlijk niet opleiden. Een overtuigende ontwerppresentatie gaat over professioneel woordgebruik, weten waar je het over hebt, logisch en enthousiast je verhaal neerzetten (wellicht zelfs met een grapje, anekdotes en/of voorbeelden), met duidelijkheid over wat je wilt bereiken, waarom en hoe, en met empathie voor de opdrachtgever en (toekomstige) gebruiker(s). Feitelijk dus dat je letterlijk en figuurlijk staat voor je boodschap, niet alleen verbaal, maar ook non-verbaal: sta stevig in je schoenen, kijk je publiek aan, maak gebruik van je podium, maak gebruik van je attributen, gebruik je handen en mimiek om je boodschap kracht bij te zetten.

Het gebruik van tekeningen, maquettes, modellen, posters, slides

Bij ontwerppresentaties is het inzetten van attributen een goed gebruik. Maar vraag je af: zijn de ontwerpproducten een toelichting bij jouw verhaal? Of: ben jij met jouw woorden de toelichting bij het ontwerp? (zie ook hoofdstuk 7.2) Wil je de aandacht op jou en jouw verhaal, of op de ontwerpproducten? Of kan dat heen en weer gaan? En wat verwacht een publiek?

Als het alleen zou gaan om de ontwerpproducten dan is een tentoonstelling of een videopresentatie van het ontwerp wellicht een betere presentatiewijze dan de mondelinge presentatie. Daarom ben ik er van overtuigd geraakt dat het bij mondelinge presentaties vooral ook om jou als ontwerper en jouw ontwerpverhaal draait. Mijn advies: zet de ontwerpproducten en attributen dan ook in, in jouw verhaallijn.

Een veel gemaakte presentatiefout is dat degene die presenteert gaat staan praten tegen de poster, de computer, het videoscherm, of de maquette in plaats van tegen het publiek. (Te lang) Met je rug naar het publiek staan is een doodzonde in presentatieland! En dit is gemakkelijk te voorkomen, en vergt simpelweg wat ruimtelijk inzicht om tussen attribuut, publiek en jou een driehoek te creëren zodat je altijd makkelijk tussen publiek en attribuut kunt schakelen en bewegen.

Als je attributen hebt, zorg dan ook dat je ze gebruikt tijdens je verhaal. Het is zonde om je mooie maquette alleen maar als versiering in de zaal te hebben; ga er naar toe, wijs dingen waar je het over hebt aan. Attributen die je niet gebruikt, zouden er eigenlijk ook niet hoeven te zijn; ze leiden dan alleen maar af.

Vragenronde

Een belangrijk onderdeel van de ontwerppresentatie dat wat minder makkelijk door de presentator te sturen is, is het deel waar er vragen over het ontwerp en het ontwerpproces gesteld worden: de vragenronde. Toch kun je de discussie sturen, tot op een bepaalde hoogte. Zorg er bijvoorbeeld voor dat je de vraag goed begrijpt voordat je hem beantwoordt! Dit kan door eerst een tegenvraag stellen om de vraagstelling te verduidelijken, of misschien zelfs wel iets van richting te veranderen. En als je een antwoord echt niet weet, is het vaak slimmer dat dan eerlijk te zeggen, dan heel overtuigend een ‘fout’ antwoord te geven, waarmee je jezelf klemzet. Er is natuurlijk altijd de kans dat je er (op korte termijn) mee weg komt, maar het getuigt juist ook van inzicht als je weet wat je niet weet. Dan formuleer je dat gezamenlijk als ‘gaan we nog uitzoeken’.

Als presentator weet je heel goed wat je niet over je ontwerp gaat vertellen in je presentatie. Er is een gerede kans dat wat je niet vertelt aan de orde kan komen bij de vragenronde. Antwoorden op dat type vragen kun je zelf goed voorbereiden. Je kunt ervoor zorgen dat je voor die te verwachten vragen, het antwoordmateriaal makkelijk beschikbaar hebt, bijvoorbeeld een aantal tekeningen of slides extra, achteraan je reguliere presentatie geplakt. Een andere strategie is om bepaalde vragen uit te lokken door een uitdagende conclusie, een serie (discussie)vragen waar je zelf graag reactie op wilt hebben, of een prikkelende stelling. Daarmee laat je zien dat je inzicht heb over dat wat je nog niet weet, of waar je zelf nieuwsgierig naar bent, en een actieve zoeker naar feedback bent.

Tijd

Soms word je gevraagd om een korte pitch van een paar minuten te geven, soms juist veel langer, bijvoorbeeld bij een eindpresentatie. Vaak lijkt het dat het niet uitmaakt hoeveel tijd je gegeven wordt, je altijd tijd te kort hebt. Wie herkent dat niet? Ik kan je hier nu één groot presentatiegeheim prijsgeven: je hebt nooit tijd te kort, je hebt hoogstens informatie te veel voor het gegeven tijdslot. Tijd is immers tijd. Daar valt niet zoveel aan te doen. Maar waar je wél wat aan kunt doen, is kijken (en oefenen) of je niet te veel – of te weinig – materiaal hebt om te presenteren voor dat tijdslot. Daarom zijn die try-outs zo belangrijk! Wat je wilt, is dat je in ieder geval de belangrijkste elementen van je ontwerppresentatie rustig kunt uitleggen en laten zien. Daarom is het bijvoorbeeld niet slim om het allerbelangrijkste van je presentatie helemaal aan het einde te stoppen. Stel je voor dat de voorzitter van de sessie zegt dat je moet stoppen, omdat jij over je tijdlimiet heen bent, en je hebt het alleen nog maar gehad over de locatie-analyse, de maatschappelijke context, je ontwerpproces, en misschien je visie en concept, maar nog niet het ontwerp met uitwerkingen. Dan sla jij de plank mis, en niet de voorzitter die naar de klok wijst. Waar je bij een tussenpresentatie meestal wel ruim de tijd moet nemen en moet beginnen met een uitgebreide locatie- en contextanalyse, is dat voor je eindpresentatie nice-to-have en niet een need-to-have. Uitgebreide analyseresultaten horen meestal thuis in laag 4 van je eindpresentatie.

Groepswerk

Een laatste thema waar we nog even induiken is hoe je slim groepswerk kunt presenteren. De ‘makkelijke’, maar doorgaans niet zo krachtige vorm is, om iedereen zijn/haar eigen deel te laten presenteren. Er zit hier namelijk een heel groot gevaar, dat het verhaal overkomt als losstaande brokken informatie, zelfs bij een mooi harmonieuze lay-out. Wanneer je hebt geopereerd als groep mensen, maar niet als team, wordt dan vaak (pijnlijk) zichtbaar. Snel blijkt bij dit soort presentaties dat elk individu zich alleen maar druk heeft gemaakt over het eigen deel, en niet over het totaal en de integratie van de deelstudies.

In een goed teamproject weten alle teamleden genoeg van alles om alles te kunnen presenteren. Omdat presentaties goed voor te bereiden zijn, zou elk teamlid (of een kleine afvaardiging) namens het team moeten kunnen presenteren. En bij de vragenronde kun je dan mooi je specialisten inzetten en actief het woord geven voor de detailvragen. Hoe professioneel is dat! Deze manier van werken is meestal ook leuker en leerzamer, omdat elk teamlid zich écht moet inleven in elkaars werk, en zo makkelijker gedurende het project vragen aan elkaar kan stellen, feedback geven en ontvangen.

Laatste adviezen

Mondeling presenteren is een vaardigheid. En het goede nieuws is, is dat vaardigheden te leren zijn door het veel te doen. Met vallen én opstaan. Natuurlijk zullen sommige mensen meer aanleg hebben voor deze vaardigheid – talent is immers oneerlijk verdeeld over mensen – maar met veel oefensituaties en feed-back van mede-studenten en docenten kun je ver komen. Ook kijken naar hoe goede presentatoren het doen, en meer achtergrondinformatie lezen over mondeling presenteren, geven je wellicht ideeën om zelf uit te proberen in een volgende presenteersituatie.

Eén van de beste vragen die docenten kunnen stellen bij een eindpresentatie is niet zozeer waarom je een bepaalde ontwerpkeuze gemaakt hebt, maar wat je allemaal hebt gedaan, om tot die ontwerpbeslissing te komen. Welke deelstudies, deelanalyses, deelonderzoekjes, variantenstudies plus ex-ante evaluaties, interviews, referentiestudies, en dergelijke, heb je gedaan om nu genoeg informatie te hebben om een goed onderbouwde en goed doordachte ontwerpkeuze uit te leggen en te verantwoorden. Mijn advies: wees te allen tijde goed voorbereid op deze vraag. De consequentie hiervan is natuurlijk dat je dit soort (onderzoek en ontwerp)activiteiten integraal moet opnemen in je ontwerpproces!

Bronnen

Anderson, C. (2016). De TED methode. Impactvol presenteren. Maven publishing Amsterdam.

Korte, H., & Vaske, B. (2012). Professioneel presenteren – Sprankelend spreken in de praktijk. 2010 Uitgevers.

Kruyzen, H. (2007). Spraakmakend Presenteren. Haal meer uit zakelijke teksten en toespraken (2nd ed.). Amsterdam: Het Spectrum.

Meyer, E. (2016). The culture map. Decoding How People Think, Lead, and Get Things Done Across Cultures. Ingram Publishers.

Tiggeler, E. (2014). Beter in presenteren. Academic service.

Van Dooren, E., Boshuizen, E., van Merriënboer, J., Asselbergs, T., & Van Dorst, M. (2014). Making explicit in design education: generic elements in the design process. International Journal Technology Design Education, 24(1), 53-71.